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総務のお仕事＞４．総務のスキル
４．総務のスキル
さて、総務の仕事をする上で必要なスキルとはどんなものがあるのでしょうか。実際業務を行う上で感じたものを挙げていきます。
もちろん最初から全て備えている必要はありませんが、業務を行う上での武器として、役に立つものだと思います。
●基本的な能力
コミュニケーション力
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これは何をするにおいても重要なスキルです。
総務を行う上でも、社内外問わず、聞き取りや交渉を行う機会が非常に多いため、この力が役に立ちます。 |
金銭感覚
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物品を発注する上で金銭感覚は非常に重要です。大体の物の値段が分かっていれば発注の際の間違いは無くなりますし、業者選定の場合にも役に立ちます。
また、材料の値段や人件費等についても何となく分かっていれば、その値段を辿って物の値段を推測することができます。
まずは、相見積もりを確実に行っていきながら、様々なものについてのについての金銭感覚を身に付けていくことです。その中で、自分の中で大体の金額を推測、計算し、見積もりと照らしあわせながら身に付けていく方法も効果的です。 |
時間感覚
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金銭感覚と同じく、物品の発注や業務の計画の上でも時間の感覚は重要です。特に総務は突発的な業務が頻繁に発生します。それらを期日に合わせてこなしていくためにも、大体何にどれ位の時間が掛かるかが分かれば、業務の順位づけもできます。 |
マナー
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総務には外部の様々な方と会う機会が多いです。会社の顔として接するわけですから、最低限のマナーは身に付けておきましょう。 |
幅広い知識
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交渉を行う上でも、物品を発注するにしても、最近の流行やニュース、また物や事柄について日頃より幅広く興味、関心を持つことで、スムーズに事を運ぶことができたり、突発的な事柄に対処できたりします。
自分が全てを知っていなくても、この分野はこの人に聞けば間違いない、という人をつかんでおけば非常に力になります。 |
●技術的な能力
パソコン知識
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今では業務に欠かせないツールの１つです。エクセル（表計算）、ワード（文書）は最低限の機能を理解し、使えるようにしたほうがいいでしょう。
アクセス（データベース）やパワーポイント（プレゼンテーション）も使えたほうが便利だと思います。
実際業務の中で覚えていくことも多いと思うので、まずはどんどん利用していくのがいいでしょう。
ただし、全てをパソコンですませるのではなく、使い分けることも大事だと思います。 |
●資格など
簿記
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物品の発注や管理の際に資産や耐用年数、減価償却、固定資産税などの知識があれば効果的です。資格は取らなくとも知識として頭に入れておけば便利です。 |
シスアド
(システムアドミニストレーター)
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パソコンの設定やLANの設定など、環境全般の知識。情報システムなどの部門が別にある会社でも、その部署との折衝などの際に有効です。 |
宅建
（宅地建物取扱主任者）
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建物関係の契約を行う時、契約書のチェックなどに役に立ちます。 |
防火管理者
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オフィスや工場など１つの施設に１名必ず防火管理者を置くことが消防法で定められています。防災や計画書の作成などに携わります。
２日間の講習で取得が可能ですので、取っておくようにしましょう。 |
第１種普通自動車運転免許
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ちょっとした物品の運搬、送迎の際に自動車が運転できたほうがいいです。会社ではMT車も多いのでMTで取得しておいたほうがいいと思います。 |
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